Management Assistant

Functie

• Agenda en mailboxbeheer ;
• Inplannen van o.a. vergaderingen, zakenlunches, events en de daar bijhorende praktische zaken regelen (parking, tickets, reservaties,..) ;
• Inplannen van deadlines binnen de verschillende dossiers en opvolging daarvan verzekeren ;
• Plannen van zakenreizen van A tot Z (vluchten, hotels, afspraken met contacten, …) en dit consequent inplannen in de agenda ;
• Opvolging van zowel inkomende als uitgaande mails (printen en archiveren, gevolg geven aan gevraagde acties, …) op een discrete, maar vooral proactieve manier ;
• Administratieve en ondersteunende taken ;
• Tijdig en consequent printen en archiveren van dossiers ;
• Actualiseren en opmaken van documenten en PowerPoint presentaties, zowel qua lay-out als wat betreft kruisverwijzingen ;
• Administratief openen van dossiers volgens de daar bijhorende procedure ;
• Ingeven van timesheets en opmaken van onkostennota’s.

Jouw profiel

• Je bent in het bezit van een Bachelor (Office Management) of van een diploma in een gelijkaardige richting en/of hebt reeds relevante ervaring opgedaan in een soortgelijke functie ;
• Je bent een gestructureerde, stressbestendige en vooral proactieve administratieve duizendpoot die vlot overweg kan met het MS-office pakket (Excel, PowerPoint, Word,..) ;
• Met jouw talenkennis ben je in staat om vlot te communiceren in zowel het Nederlands als het Frans ;
• Bovendien schrikt basiscommunicatie per telefoon en e-mail in het Engels jou niet af.

• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Aanbod

• Je komt terecht in een dynamische, maar vooral collegiale omgeving waar een goede teamspirit heerst ;
• Onmiddellijke start met een vast contract (na een geslaagde sollicitatieprocedure) mogelijk in ons kantoor te Brussel, dat gunstig gelegen is met beschikbare parkeervoorzieningen en in de nabijheid van het station Brussel-Noord ;
• Een marktconform loonpakket op basis van ervaring met inbegrip van 1 thuiswerkdag (na inloopperiode) ;
• Fulltime betrekking met de mogelijkheid om flexibele uren te bespreken ;
• Beleid inzake gelijke kansen .

Solliciteren

Chloé Philippo
0470465903
legal.brussels@axis.eu